Politique de Confidentialité et Protection des Données

L'association SAINT QUENTIN TENNIS (RNA W023000288, SIREN 339302655), dont le siège est situé au 9 RUE JACKY TABAR, 02100 SAINT-QUENTIN, accorde une importance primordiale au respect de la vie privée et à la protection des données personnelles de ses sociétaires, de leurs familles, de ses bénévoles et de l'ensemble des usagers de son portail d'information.

La présente politique détaille les principes rigoureux que nous appliquons pour collecter, traiter et conserver les informations dans le respect le plus strict du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD) et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

1. Responsable du Traitement et Référent DPO

Le responsable du traitement des données est l'association SAINT QUENTIN TENNIS, représentée par la présidence bénévole de son conseil d'administration. Pour veiller à la conformité continue de nos pratiques avec les standards de la CNIL, le conseil d'administration a désigné un Référent bénévole à la Protection des Données, joignable directement à l'adresse électronique : amirhamza54573@gmail.com ou par courrier postal au siège de l'association.

2. Nature des Données Recueillies et Licéité des Traitements

L'association ne collecte que les données strictement adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités poursuivies (principe de minimisation des données) :

• Gestion des adhésions et licences fédérales : Nom, prénom, date de naissance, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel, certificat médical d'absence de contre-indication ou questionnaire de santé mineurs. Traitement fondé sur l'exécution du contrat d'adhésion statutaire et l'affiliation obligatoire à la FFT (Code du sport, art. L. 231-2).
• Correspondance institutionnelle et formulaire de liaison : Identité du demandeur, coordonnées de contact, objet et contenu de la demande adressée au secrétariat. Traitement fondé sur l'intérêt légitime de l'association à répondre aux administrés.
• Suivi des bourses solidaires et aides sociales : Justificatifs d'attribution du Pass'Sport national ou des aides municipales délivrées par la Ville de Saint-Quentin, conservés sous pli confidentiel sans aucune transmission commerciale.
• Gestion du bénévolat : Coordonnées, disponibilités déclarées et compétences techniques des volontaires nécessaires à l'organisation sécurisée des compétitions et permanences.

3. Absence Totale d'Exploitation Commerciale ou de Cession de Fichiers

SAINT QUENTIN TENNIS applique une règle éthique absolue : aucune donnée personnelle collectée n'est jamais vendue, louée, échangée ou cédée à des tiers à des fins promotionnelles ou commerciales. Nos listes d'adhérents ne font l'objet d'aucun partage avec des enseignes marchandes de matériel sportif ou des courtiers publicitaires. Les seules transmissions autorisées concernent la délivrance de la licence sportive auprès de la Fédération Française de Tennis (pour l'activation des garanties d'assurance en responsabilité civile) et la justification des listes de bénéficiaires auprès des financeurs publics (commune, département) dans le cadre du contrôle strict des deniers publics.

4. Délais de Conservation des Informations

Les données des sociétaires sont conservées pendant la durée de l'adhésion active, puis archivées pendant une période de trois années à des fins de réinscription facilitée et d'envoi des convocations aux assemblées générales. Les pièces comptables et justificatifs de paiement des cotisations sont conservés pendant dix exercices comptables conformément aux obligations du Code de commerce. Les formulaires de contact sans suite sont purgés automatiquement au terme d'un délai maximal de douze mois.

5. Sécurité et Intégrité des Systèmes

Les dossiers informatisés sont stockés sur des serveurs sécurisés bénéficiant d'un protocole de chiffrement TLS/SSL de bout en bout. Les accès aux registres des adhérents sont strictement cloisonnés et restreints aux seuls membres habilités du bureau exécutif (secrétaire général, trésorier) par le biais d'identifiants individuels renforcés et renouvelés semestriellement. Les sauvegardes sont hébergées au sein de l'Espace Économique Européen, excluant tout transfert de données vers des pays tiers non soumis aux exigences de protection du RGPD.

6. Vos Droits Inaliénables et Voies de Recours

En application de la réglementation européenne et française, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès (art. 15 RGPD) : Obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir copie intégrale.
• Droit de rectification (art. 16 RGPD) : Demander la correction immédiate de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (art. 17 RGPD) : Obtenir la suppression de vos données, sous réserve des délais légaux de conservation comptable imposés par l'administration fiscale.
• Droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD) : Geler temporairement l'utilisation de certaines informations en cas de contestation sur leur exactitude.
• Droit à la portabilité (art. 20 RGPD) : Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine pour les transmettre à un autre organisme associatif.

Pour exercer l'un de ces droits, vous pouvez adresser une simple demande accompagnée d'un justificatif d'identité par courrier électronique à amirhamza54573@gmail.com ou par lettre postale au secrétariat de l'association. Une réponse vous sera notifiée dans un délai maximal d'un mois civil. En cas de désaccord persistant, vous avez le droit de saisir la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) sur son site officiel (www.cnil.fr) ou à son siège parisien.