Organisation Démocratique et Conseil d'Administration
Une gestion bénévole, collective et transparente régie par les principes stricts de la loi du 1er juillet 1901
Une Gestion Bénévole et Rigoureuse au Service du Bien Commun
La gouvernance de l'association SAINT QUENTIN TENNIS repose sur les principes fondateurs de la démocratie républicaine et de la loi du 1er juillet 1901. Enregistrée sous le numéro RNA W023000288 et le SIREN 339302655, notre institution d'intérêt général exclut formellement toute appropriation individuelle du pouvoir ou des ressources. Tous les administrateurs, qu'ils soient membres du bureau exécutif ou administrateurs au sein des différentes commissions thématiques, exercent leurs mandats à titre strictement bénévole et bénévole exclusif, sans aucune rétribution directe ou indirecte.
La souveraineté suprême de l'association réside dans son Assemblée Générale, qui rassemble annuellement l'ensemble des sociétaires à jour de leur cotisation solidaire. Chaque sociétaire, qu'il soit champion régional ou débutant en tennis adapté, dispose d'un droit de vote égal selon le principe inaliénable « une personne, une voix ». L'assemblée délibère sur les rapports moraux d'activité, approuve les comptes certifiés de l'exercice écoulé, vote le budget prévisionnel des investissements solidaires et élit les membres du Conseil d'Administration au scrutin secret.
Composition et Rôle du Conseil d'Administration
Le Conseil d'Administration est l'organe collégial chargé d'appliquer les orientations stratégiques votées en assemblée générale. Composé de douze sociétaires élus pour un mandat de trois ans renouvelable par tiers, il veille au respect des statuts déposés en préfecture de l'Aisne et s'assure de l'alignement permanent des actions du club avec sa mission d'utilité publique. Le conseil se réunit au moins six fois par an sur convocation de la présidence et ses procès-verbaux sont systématiquement consignés dans le registre officiel coté et paraphé.
La composition du conseil reflète une diversité de compétences professionnelles et d'engagements citoyens : éducateurs spécialisés, cadres associatifs, techniciens municipaux, enseignants de l'Éducation Nationale et représentants des usagers du sport adapté. Cette pluralité de regards garantit une prise de décision équilibrée, attentive aux contraintes logistiques comme aux impératifs d'inclusion humaine et de solidarité républicaine.
Le Bureau Exécutif et la Trésorerie Désintéressée
Élu au sein du conseil d'administration, le Bureau Exécutif assure la gestion opérationnelle et courante de l'association. Il est composé de la Présidence, du Secrétariat Général et de la Trésorerie Centrale. La présidence représente l'association dans tous les actes de la vie civile et auprès des autorités préfectorales, de la Fédération Française de Tennis et de la Ville de Saint-Quentin. Le secrétariat général veille à la tenue rigoureuse des registres d'adhésion et à la transmission régulière des informations légales.
La trésorerie centrale applique une séparation stricte des fonctions d'engagement et de paiement des dépenses. Tout règlement supérieur à un seuil de sécurité prédéfini exige une double signature électronique, prévenant ainsi tout risque d'irrégularité comptable. Les états financiers sont vérifiés chaque trimestre par deux censeurs bénévoles indépendants élus hors du conseil d'administration, offrant à nos sociétaires une garantie absolue de probité.
Commissions Thématiques d'Action Citoyenne
Pour conduire avec précision ses multiples chantiers de terrain, le conseil d'administration a institué quatre commissions permanentes ouvertes à la participation active de l'ensemble des sociétaires :
- Commission Sport Adapté & Para-Tennis : Chargée de l'accueil des personnes en situation de handicap, de la liaison avec les centres médico-sociaux et de la maintenance des fauteuils roulants multisports.
- Commission Écologie & Équilibre Environnemental : Responsable du plan de régulation éco-responsable, du suivi de la récupération des eaux pluviales et du recyclage intégral des équipements de jeu.
- Commission École Citoyenne & Jeunesse : Dédiée au suivi pédagogique des mineurs, à la formation des jeunes arbitres bénévoles et aux liaisons avec les établissements scolaires du bassin saint-quentinois.
- Commission Éthique, Parité & Prévention : Veille au respect scrupuleux de la charte de laïcité, de la mixité femmes-hommes et traite en toute indépendance d'éventuelles alertes relatives au bien-être des usagers.
Procédures de Contrôle Interne, Collégialité et Voies de Recours des Sociétaires
La solidité institutionnelle de l'association SAINT QUENTIN TENNIS repose sur une architecture de contre-pouvoirs internes garantissant la primauté constante de l'intérêt général sur les volontés particulières. Conformément aux dispositions de notre règlement intérieur, tout sociétaire inscrit depuis au moins six mois et à jour de sa cotisation associative a le droit d'adresser par écrit au conseil d'administration une proposition de délibération ou une interpellation portant sur la gestion des équipements communs. Ces questions citoyennes font l'objet d'un examen obligatoire lors de la séance suivante du conseil et la réponse motivée est affichée au tableau d'information du club-house.
En matière disciplinaire et de conciliation, notre structure dispose d'une commission de conciliation indépendante, composée de trois sociétaires honoraires n'exerçant aucun mandat au sein du bureau exécutif. En cas de différend entre adhérents ou de contestation relative à l'application des règles d'occupation des terrains, cette instance offre un cadre d'écoute confidentiel et bienveillant, privilégiant la médiation républicaine et la pédagogie civique sur les sanctions autoritaires. Depuis sa mise en place, ce mécanisme a permis de résoudre amiablement 100% des litiges d'usage, consolidant un climat de concorde et de fraternité sportive.
Transparence Électorale et Renouvellement des Mandats
Le renouvellement partiel des administrateurs par tiers tous les ans assure un équilibre harmonieux entre mémoire des acquis historiques et apport régulier de nouvelles énergies citoyennes. Les appels à candidatures pour le conseil d'administration sont publiés quarante-cinq jours avant la tenue de l'assemblée générale annuelle par voie d'affichage et de courrier électronique. Chaque candidat dispose d'un espace d'expression équitable pour présenter sa profession de foi et son projet d'engagement bénévole devant les sociétaires.
Le dépouillement des scrutins est opéré publiquement par un bureau électoral constitué d'un assesseur junior et d'un assesseur senior, sous la surveillance du secrétaire de séance. Les procès-verbaux d'élection sont transmis sans délai au greffe des associations de la sous-préfecture de Saint-Quentin, assurant la régularité juridique absolue de notre gouvernance aux yeux des pouvoirs publics et des juridictions civiles.
Relations avec les Autorités Préfectorales et Fédérales
L'association maintient un dialogue institutionnel constant avec les services de l'État dans le département de l'Aisne. Chaque modification statutaire, chaque renouvellement d'administrateurs et chaque procès-verbal d'assemblée générale font l'objet d'une télédéclaration immédiate sur le portail officiel du ministère de l'Intérieur, avec publication corrélative au Journal Officiel des Associations et Fondations d'Entreprise (JOAFE). De même, nos affiliations auprès de la Fédération Française de Tennis (FFT) et de la Fédération Française Handisport sont renouvelées au début de chaque olympiade, garantissant la validité juridique de nos assurances en responsabilité civile et la protection de l'ensemble de nos licenciés.
Les relations avec les services de la Ville de Saint-Quentin s'inscrivent dans le cadre d'une convention pluriannuelle d'objectifs et de moyens régulièrement évaluée. Des réunions de concertation technique bimestrielles réunissent les élus municipaux délégués aux sports et les membres du bureau exécutif associatif pour faire le point sur la sécurité des abords du complexe Jacky Tabar, le cadencement des créneaux scolaires et la programmation des travaux d'éco-rénovation. Cette collaboration exemplaire entre la puissance publique et le mouvement associatif garantit une réponse optimale aux besoins de la population.